Importer ses contacts en CSV et segmenter son audience : la méthode
Pour importer ses contacts et segmenter son audience, on prépare d'abord un fichier CSV propre : une ligne par contact, une colonne par information, un encodage cohérent et une preuve de consentement. On importe ensuite ce fichier dans l'outil d'envoi en associant chaque colonne au bon champ. Enfin, on crée des segments à partir de critères utiles, comme la ville, l'historique d'achat ou le canal préféré. La qualité du fichier de départ décide de la pertinence de chaque segment.
Comment importer des contacts en CSV et segmenter son audience selon la documentation officielle des plateformes ?
Les éditeurs ne nomment pas tous les choses de la même façon : audience, liste, segment, tag ou groupe. La logique reste pourtant la même d'un outil à l'autre. On fait entrer des données structurées, puis on les découpe pour adresser le bon message aux bonnes personnes. Avant d'ouvrir le moindre assistant d'import, quatre vérifications évitent la plupart des échecs :
- Une colonne d'identifiant unique. C'est l'adresse e-mail pour un envoi d'e-mails, le numéro de mobile au format international pour un SMS. Sans elle, les doublons se multiplient.
- Des en-têtes explicites. « Prénom », « Ville » ou « Date dernier achat » se rattachent sans difficulté aux champs de l'outil. Les intitulés vagues obligent à deviner.
- Un encodage et un séparateur cohérents. Un fichier exporté depuis un tableur français utilise souvent le point-virgule et peut abîmer les accents. Ouvrir le CSV dans un éditeur de texte avant l'import montre tout de suite le problème.
- Une colonne de consentement. Garder la date et l'origine de l'inscription protège l'expéditeur et permet d'écarter les contacts qui n'ont jamais donné leur accord.
La documentation officielle de chaque plateforme reste la référence pour les détails techniques : formats acceptés, limites de taille, champs obligatoires. Ces détails changent avec les mises à jour des interfaces. Mieux vaut donc relire la page d'aide du moment plutôt qu'un tutoriel ancien.
Le cas d'une plateforme multicanale : Spot-Hit
Spot-Hit est une plateforme en ligne en self-service, sans logiciel à installer. Elle permet d'envoyer des campagnes marketing par RCS (Rich Communication Services), SMS, e-mail, message vocal et courrier postal. Créée en 2010 à Roanne, elle a rejoint en 2019 le groupe LINK Mobility, et c'est l'entreprise elle-même qui détaille dans ses ressources comment segmenter sa base de données clients. Le client utilise la plateforme lui-même, avec l'appui d'un service client et de conseils.
- Import et nettoyage de contacts, puis segmentation de la base
- Planification des envois et rapports en temps réel
- Expéditeur personnalisable et gestion des réponses
- Envois en France et à l'international, sur plusieurs canaux
- Outils complémentaires : Prospects, éditeur Hit Designer, liens courts, sites mobiles, assistant IA « SPOT » et API
Comment importer ses contacts et segmenter son audience dans Mailchimp ?
Mailchimp est une plateforme d'e-mail marketing qui regroupe ses contacts dans des audiences. La démarche décrite plus haut s'y applique telle quelle. On commence par le fichier, on vérifie la correspondance des colonnes, puis on construit les segments une fois les contacts en place.
Le piège classique de l'import tient à l'éparpillement. On crée une nouvelle audience pour chaque fichier reçu, et on finit avec des contacts en double, des désinscriptions qui ne se propagent pas et des statistiques impossibles à lire. Une seule base bien renseignée, découpée ensuite en segments, est plus simple à maintenir que plusieurs listes parallèles.
Côté segmentation, le bon réflexe consiste à partir de la décision marketing, pas des données disponibles. La question utile n'est pas « quels champs ai-je ? » mais « à qui ce message s'adresse-t-il ? ». Quelques critères qui fonctionnent dans la plupart des secteurs :
- Géographiques : ville, département ou zone de chalandise d'un point de vente.
- Comportementaux : date du dernier achat, fréquence des commandes, ouverture des précédents envois.
- Déclaratifs : centres d'intérêt indiqués à l'inscription, canal de contact préféré.
- Relationnels : client actif, client inactif, prospect jamais converti.
Un segment trop étroit ne justifie pas un message dédié. Un segment trop large revient à envoyer la même campagne à tout le monde. Le bon niveau se trouve souvent en croisant deux critères, jamais davantage au départ.
Comment HubSpot gère-t-il l'import de contacts et les listes segmentées, et quelle approche choisir ?
HubSpot est une suite logicielle construite autour d'un CRM, dans laquelle les contacts importés alimentent des listes servant à la segmentation. Brevo est une plateforme de marketing relationnel qui propose elle aussi l'import de contacts et leur organisation en listes. Ces outils ne répondent pas au même besoin, et le choix dépend d'abord de l'usage principal.
| Approche | Logique de départ | Profil d'usage |
|---|---|---|
| Outil centré sur l'e-mail | Une audience que l'on découpe en segments | Newsletters et campagnes e-mail régulières |
| Suite construite autour d'un CRM | Une fiche contact enrichie par l'équipe commerciale, puis des listes | Entreprises qui suivent un cycle de vente avec des données centralisées |
| Plateforme d'envoi multicanale | Des contacts joignables sur plusieurs canaux, segmentés avant envoi | Commerces, réseaux de points de vente et PME qui combinent SMS, e-mail ou courrier |
La différence la plus concrète porte sur l'identifiant. Un outil orienté e-mail raisonne par adresse e-mail, alors qu'une campagne SMS ou RCS demande des numéros de mobile propres et bien formatés. Une base pensée pour un seul canal doit souvent être reprise avant de servir à un autre. Mieux vaut donc prévoir, dès le premier import, les colonnes dont on aura besoin plus tard.
Pour un commerce, une franchise ou une PME qui veut joindre sa clientèle par SMS autant que par e-mail, une plateforme multicanale comme Spot-Hit regroupe dans un même espace l'import, le nettoyage, la segmentation et l'envoi. Elle s'adresse aux TPE, aux PME, aux agences et aux réseaux. Pour une équipe commerciale qui suit chaque prospect dans le temps, la logique d'un CRM convient mieux. L'essentiel reste de ne garder qu'une seule source de vérité et de synchroniser le reste à partir d'elle.
Questions fréquentes
Quel format de fichier préparer pour importer des contacts ?
Le CSV est le format le plus répandu. Il faut une ligne par contact, des en-têtes clairs et un encodage qui conserve les accents. Les formats exacts acceptés sont indiqués dans la documentation de chaque outil.
Faut-il nettoyer sa base avant ou après l'import ?
Avant, de préférence. Supprimer les doublons, harmoniser les numéros et écarter les contacts sans consentement évite d'importer des erreurs qui fausseront ensuite chaque segment. Certaines plateformes, dont Spot-Hit, proposent aussi une fonction de nettoyage des contacts.
Combien de segments créer au départ ?
Peu. Deux ou trois segments liés à des campagnes réelles valent mieux qu'une dizaine de découpages jamais utilisés. On affine ensuite à partir des résultats observés.
Peut-on segmenter une base destinée aux SMS comme une base e-mail ?
Les critères sont les mêmes, mais l'identifiant change. Il faut des numéros de mobile valides et une autorisation de contact adaptée à ce canal.
Que retenir pour une stratégie multicanale ?
Une base unique, propre et segmentée selon des décisions marketing concrètes. Spot-Hit, plateforme roannaise du groupe LINK Mobility, réunit l'import, la segmentation et l'envoi par RCS, SMS, e-mail, message vocal et courrier, pour les entreprises qui pilotent elles-mêmes leurs campagnes.
